Pensi che per organizzare l’evento perfetto serva un budget illimitato? Ti assicuro che non è così.
Per prima cosa, spendere cifre esorbitanti non significa automaticamente garantirsi la qualità e la riuscita dell’evento.
Inoltre, i limiti dettati dal budget portano naturalmente a stabilire delle priorità e quindi diventano una guida per concentrarsi su ciò che è davvero importante ed efficace.
Infine, dove non arriva il denaro può sempre arrivare l’intelligenza: spesso i problemi posti da cifre ridotte si riescono a superare con soluzioni creative o semplici intuizioni.
Ti faccio un esempio. Il tuo budget non consente di stampare e spedire inviti cartacei per promuovere la partecipazione all’evento? Usa esclusivamente materiali in formato elettronico e diffondili tramite email o chat. Una soluzione di questo tipo può anche essere valorizzata se presentata come una scelta ecologica, per limitare il consumo di carta!
Ecco quattro semplici regole da seguire passo dopo passo per compilare e gestire un budget:
I. Per cominciare, definisci le voci di spesa. Attenzione! In questa prima fase è importante non dimenticare nulla. Meglio quindi dare spazio anche a ciò che, almeno a prima vista, non sembra necessario. Ci sarà modo di depennare i costi realmente superflui in un secondo momento.
II. Per ogni voce di spesa, individua i possibili fornitori, contattali e richiedi diversi preventivi sufficientemente dettagliati.
III. A partire dai preventivi che hai raccolto, stabilisci un tetto di spesa realistico per ciascun punto del budget.
IV. Verifica il totale dei costi: può essere coperto dai fondi disponibili per l’evento? Se no, puoi cominciare a depennare intere voci di spesa che non ritieni necessarie, oppure puoi ridefinire i dettagli delle tue richieste con i fornitori, in modo da ottenere preventivi più contenuti.
A proposito di preventivi e fornitori, credi sia complicato destreggiarsi tra tante proposte diverse? Niente paura: presto pubblicherò nella rubrica Backstage del blog i miei consigli dedicati all’argomento! Continua a seguirmi!
