Come scegliere la location per organizzare l’evento perfetto?
Naturalmente, eventi con programmi diversi richiedono spazi attrezzati in modo differente. Ristoranti o centri congressi, resort o teatri… per definire la tipologia di location devi innanzitutto ragionare su ciò che vuoi offrire al pubblico.
Una volta individuato il genere di struttura più adatto, puoi dedicarti a una ricerca via Internet. In questa fase, puoi seguire gli stessi consigli che ho elencato in un articolo precedente, dedicato alla scelta dei fornitori.
Per il resto, esistono dei criteri specifici da considerare, validi indipendentemente dal fatto che si cerchi un luogo per un pranzo di gala, o uno spazio per un training aziendale.
La location perfetta per il tuo evento:
- ha la capienza giusta per il numero di partecipanti che hai preventivato;
- possiede tutte le dotazioni di sicurezza fondamentali;
- è priva di barriere architettoniche o altri impedimenti per gli ospiti con disabilità motorie;
- è servita da mezzi pubblici efficienti e/o ha un parcheggio comodo per chi si muove in automobile.
Inoltre, la scelta della struttura deve tenere conto dei destinatari dell’evento. Lo spazio deve essere adeguato al pubblico, cioè deve avere uno “stile” coerente con quello delle persone che intendi coinvolgere.
Ad esempio, se stai organizzando un meeting per dirigenti e top manager della tua azienda, dovrai selezionare un luogo particolarmente elegante e prestigioso.
Se invece il tuo pubblico è composto da dipendenti di ogni livello dell’azienda, dovrai cercare uno spazio dallo stile più fresco e non troppo ricercato, in modo che nessuno sia intimidito e tutti possano sentirsi a proprio agio.
Prima di confermare la prenotazione della location, è sempre un’ottima idea programmare un sopralluogo. Se hai la possibilità di recarti sul posto, puoi verificare personalmente tutti gli elementi indicati sopra.
In caso contrario, niente paura! Puoi seguire l’elenco per porre domande specifiche a proprietari e gestori degli spazi tramite telefono o email, magari chiedendo anche di inviarti qualche fotografia.
Può capitare che alcune location propongano pacchetti e soluzioni che comprendono anche animazione, musica dal vivo o altri svaghi. Come valutare in questi casi?
Il tema richiede molta attenzione: lo approfondirò nel prossimo articolo della rubrica Backstage!
