In un articolo precedente di questa rubrica ci siamo occupati del modo giusto per compilare e gestire il budget di un evento.
Ma quando si tratta di richiedere preventivi, entra in gioco un altro problema: come scegliere i fornitori per organizzare l’evento perfetto?
Se hai già avuto modo di lavorare con professionisti che si sono dimostrati affidabili, di sicuro devi tenere presente i loro nominativi.
Può capitare però di avere bisogno di nuovi servizi, oppure di voler valutare altre offerte. Per trovare nuovi possibili fornitori, puoi cominciare con una ricerca tramite Internet.
Di certo, navigando online, ti imbatterai nelle proposte più svariate: ecco allora i miei consigli per guidare la selezione.
(A) Non visitare solo i siti web: cerca anche pagine e profili sui social media! Spesso Facebook e Instagram sono utilissimi per capire qualcosa in più sullo stile e sulla qualità dei servizi offerti.
(B) Un altro accorgimento: guarda con attenzione foto e video, ma non affidarti esclusivamente a quelli! Sappiamo tutti che Photoshop e altri strumenti per la post-produzione possono fare miracoli.
(C) Infine, leggi pure recensioni e commenti, ma attribuisci a ciascuno il giusto peso. Nei giudizi interviene sempre una componente soggettiva, e non tutti hanno le stesse esigenze.
Seguendo questi pochi suggerimenti, puoi selezionare facilmente un paio di nominativi per ogni servizio che ti occorre.
Subito dopo, puoi procedere con la raccolta dei preventivi.
In questa fase, ricorda di formulare richieste chiare e quanto più possibile precise.
Ad esempio, è fondamentale indicare fin da subito la data o le date che hai scelto per il tuo evento: di certo non vorrai perdere tempo a valutare le offerte di chi non può offrire il proprio servizio al momento giusto!
Le reazioni alle richieste di preventivo possono aiutarti molto nella selezione. Mi spiego: chi risponde rapidamente e in maniera esaustiva è tendenzialmente più affidabile e professionale di chi impiega troppo tempo a ricontattarti o non si dimostra attento a tutte le tue richieste.
I criteri che ho indicato fin qui sono validi anche per la scelta della location, ma questo aspetto merita sicuramente un approfondimento: ce ne occuperemo nel prossimo articolo della rubrica Backstage del blog!
