Pensi che per organizzare l’evento perfetto serva un budget illimitato? Ti assicuro che non è così.
Per prima cosa, spendere cifre esorbitanti non significa automaticamente garantirsi la qualità e la riuscita dell’evento.
Inoltre, i limiti dettati dal budget portano naturalmente a stabilire delle priorità e quindi diventano una guida per concentrarsi su ciò che è davvero importante ed efficace.
Infine, dove non arriva il denaro può sempre arrivare l’intelligenza: spesso i problemi posti da cifre ridotte si riescono a superare con soluzioni creative o semplici intuizioni.
Ti faccio un esempio. Il tuo budget non consente di stampare e spedire inviti cartacei per promuovere la partecipazione all’evento? Usa esclusivamente materiali in formato elettronico e diffondili tramite email o chat. Una soluzione di questo tipo può anche essere valorizzata come scelta ecologica, perché riduce il consumo di carta!
Ecco quattro semplici regole da seguire passo dopo passo per compilare e gestire un budget:
I. Per cominciare, definisci le voci di spesa. Attenzione! In questa prima fase è importante non dimenticare nulla. Meglio quindi dare spazio anche a ciò che, almeno a prima vista, non sembra necessario. Ci sarà modo di depennare i costi realmente superflui in un secondo momento.
II. Per ogni voce di spesa, individua i possibili fornitori, contattali e richiedi diversi preventivi sufficientemente dettagliati.
III. A partire dai preventivi che hai raccolto, stabilisci un tetto di spesa realistico per ciascun punto del budget.
IV. Verifica il totale dei costi: può essere coperto dai fondi disponibili per l’evento? Se no, puoi cominciare a depennare intere voci di spesa che non ritieni necessarie, oppure puoi ridefinire i dettagli delle tue richieste con i fornitori, in modo da ottenere preventivi più contenuti.
A proposito di preventivi e fornitori, credi sia complicato destreggiarsi tra tante proposte diverse? Niente paura: presto pubblicherò nella rubrica Backstage del blog i miei consigli dedicati all’argomento! Continua a seguirmi!